AUTOMATISERING IN DE BAKKERIJ
Bakkerij Korengoud is klaar voor de toekomst
Toen Rob de Vin en zijn vrouw Luke besloten in het familiebedrijf Bakkerij Korengoud in Den Bosch te willen stappen, kwam dat voor de ouders van Rob als een grote verrassing. Nu 6 jaar later zijn er grote stappen gemaakt met een verdubbeling van de bakkerij, twee nieuwe winkels en een nieuw kassasysteem. Het bedrijf is klaar voor de toekomst en klaar voor de nieuwe generatie.
Luke: “7 jaar geleden had ik een marketingbaan in de levensmiddelenindustrie en Rob was professioneel golfer. Omdat hij met golfen niet zijn brood kon verdienen, kreeg Rob steeds meer interesse in het familiebedrijf. Het bloed kroop toch waar het niet gaan kon. Hij wilde alleen in het bedrijf stappen als we het samen ging doen. We zijn er toen helemaal voor gegaan en hebben er nog geen dag spijt van.”
Luke en Rob besloten toch in het familiebedrijf te stappen
Tweede winkel
“Om niet met vier kapiteins in één kleine winkel rond te lopen, zijn we al snel op zoek gegaan naar een tweede winkel”, vertelt Luke. “In Rosmalen stond een bakkerswinkel leeg mét een productielocatie. Ideaal voor ons! We zagen direct de voordelen van die extra productielocatie. De bakkerij in Den Bosch had toen nog niet de capaciteit om de productie van de 2de winkel er volledig bij te doen. Daarnaast was het heel goed voor de versbeleving van ons klanten en het laten zien van ons ambacht. Daar komt dan toch mijn marketing achtergrond weer naar boven.”
Elke avond ‘even’ naar kantoor
Op het gebied van automatisering was een grote inhaalslag te maken. “Mijn schoonouders waren elke dag bezig met lijstjes maken en turven. Elke avond ‘even’ naar kantoor. Zij waren dit al 40 jaar zo gewend”” , vertelt Luke. “Als je 1 winkel hebt, weet je precies wat er speelt, maar met een tweede winkel erbij, wordt dat toch anders. Daarnaast was het kassasysteem aan vervanging toe. De winkeldames tikten de prijzen nog zelf in op de kassa, ze wisten alle prijzen uit hun hoofd. We hadden hierdoor totaal geen overzicht van de omzet en kassaverkopen. We zijn toen overgestapt naar een ander kassasysteem met gekoppelde kantoorsoftware gaan werken.”
Te snel besloten
“Ik kwam er helaas al snel achter dat die beslissing voor de kassa en kantoorprogramma te snel was genomen”, vertelt Luke. “We liepen tegen beperkingen aan. Ik moest te veel op de computer doen, veel handwerk. We konden bijvoorbeeld bestellingen niet direct op de kassa invoeren. Ik bleef maar heen en weer lopen van winkel naar kantoor. En we hadden nog steeds briefjes en de kassa agenda, die ik dan nog moest verwerken. Ook was het lastig dat we met 2 partijen en 2 software programma’s te maken hadden. Achteraf hadden we beter moeten onderzoeken waar we echt behoefte aan hadden. Ik wist op dat moment gewoon nog niet goed genoeg hoe het werkte in de bakkerij.”
Als kleine ambachtelijke bakker hebben we nu eenmaal niet de luze om de hele dag iemand op kantoor te hebben.
In elke winkel staan 2 Cash-it kassa's. De medewerkers kunnen hierop direct de bestellingen invoeren.
Nieuw winkel, nieuwe kassa’s
Luke: “Toen we het plan hadden om een derde winkel te openen in Rosmalen, Groote Wielen, moest het echt anders. We hadden twee keuzes. OF het bestaande systeem uitbreiden, maar nog steeds tegen beperkingen aanlopen, of het verlies nemen en ook in de automatisering investeren.”
“We hebben voor de tweede optie gekozen”, vertelt Luke. “Nu wist ik wél precies wat we nodig hadden. We hebben diverse partijen uitgenodigd en zijn bij collega bakkers gaan rondvragen welke software zij gebruiken. Marti Orbak Software werd hierbij veel genoemd: niet de goedkoopste, maar je haalt het eruit, meest uitgebreid, goede helpdesk, komen uit de bakkerij. De klik met adviseur Peter gaf de doorslag.”
Drukke tijd
“Het hele automatiseringsgedeelte heb ik alleen opgepakt. In maart dit jaar zijn we overstapt naar het Cash-it kassasysteem en Bake-it op kantoor. Terwijl ik ook nog bezig was met het opzetten van winkel Groote Wielen.
Begin juni is filiaal Groote Wielen geopend en daarna kwam de zomervakantie. Op de werkvloer moet alles blijven doordraaien, dat is in de zomervakantie wel eens een uitdaging. En we hebben thuis een dochter van twee, zij heeft ook haar aandacht nodig. Het was echt een hele drukke tijd en die drukte was soms echt niet leuk. Maar het was nodig en is helemaal goed gekomen!
Omdat de kassa als een zonnetje loopt, kan ik mij focussen op het ambacht.
Kassatraining
Ton de Lange, consultant bij Marti Orbak Software heeft Luke begeleidt met de overstap naar Bake-it en Cash-it. Luke: “Het was erg prettig dat Ton bij ons langskwam, hij ging letterlijk naast mij zitten om het programma uit te leggen en samen goed in te richten. Aan de winkelmedewerkers heeft hij kassatrainingen gegeven, zodat ze konden oefenen op de kassa’s.
Luke: “Nu voeren de medewerkers alle bestellingen gelijk in op de Cash-it kassa. Elk moment van de dag kan ik een uitdraai maken voor de productie. Zeker in drukke tijden scheelt dit veel invoerwerk op kantoor. Dat is ontzettend fijn.”
De automatisering geeft Luke en Rob, als jong gezin, ook privé meer rust
Tijd voor de volgende stappen
Luke geeft aan dat het nu tijd is voor de volgende stappen. “We gaan eerst onze 3de kanaalklanten online laten bestellen. Zodat dit ook automatisch in ons Bake-it systeem wordt verwerkt. De volgende stap is het invoeren van de recepturen. Hierdoor komen de allergenen op de kassa en kunnen we dit op de kassabon meegegeven aan de klant. Ook kan ik dan gaan calculeren, belangrijk met die stijgende prijzen.”
“Volgend jaar staat de EXTRAvestiging webshop op de planning. Die bestellingen komen dat ook automatisch in ons systeem en op de lijsten. De klant kan dan ons assortiment en de prijzen online zien en makkelijk bestellen. We kunnen dan de bestellijsten voor de feestdagen gaan uitfaseren, zodat we dit dan ook niet meer met de hand hoeven te turven.”
“Op het gebied van automatisering komt er steeds meer rust. Straks komen alle bestellingen automatisch in Bake-it op kantoor binnen van: klanten, winkels, horeca &, webshop. Wij krijgen dan meer tijd voor de managementtaken, de bakkerij en de winkels. En dan hoeft mijn schoonvader ’s avonds niet meer naar kantoor.”