AUTOMATISERING IN DE BAKKERIJ
'Het handmatig invoeren van bestellingen is verleden tijd'
Decembermaand - feestmaand: voor bakkers de drukste maand van het jaar, ook administratief. Na de kerstdrukte van 2021 besloten Linda en Don Frederiks van Banketbakkerij van Dijk uit Gouda dat het anders moest. Linda benadrukt: “Al dat handmatige invoerwerk kost echt te veel tijd, dit moest makkelijker kunnen.”
De implementatie van bakkerijsoftware heeft Banketbakkerij van Dijk uit Gouda en Bakkerij Holtkamp uit Den Hoorn geholpen om de stress van de feestdagen te verminderen en tijd te besparen.
De implementatie van bakkerijsoftware bespaart Linda en Don Frederiks stress en tijd.
Geen briefjes meer overtypen
“We werkten al met een bakkerijpakket”, vertelt Don Frederiks, “maar de bestellingen moesten met de hand worden opgeschreven, waarna Linda het later handmatig kon invoeren. Je kan je voorstellen hoeveel uren daarbij komen kijken, zeker in de decembermaand. In het nieuwe jaar zijn wij bij onze collega’s van het Patisserie College gaan navragen hoe zij dat doen met bestellingen en waar zij mee werken. Het bleek dat veel leden de systemen van Marti Orbak Software gebruiken. Dus wij namen contact op met onze goede collega’s Arjan en Saskia Bras van Top’s Edelgebak in Bilthoven om daar eens te kijken hoe het werkt. Zij hebben ons enthousiast gemaakt. Dit was voor ons dé oplossing: meer automatisch, minder handelingen, minder dubbel werk, minder fouten en meer overzicht. Alles in één systeem, ideaal. Vorig jaar november zijn we gestart met Bake-it op kantoor en twee Cash-it-kassa’s”, vertelt Linda.
Wij hebben dit jaar al 200 uur bespaard
“Het was zowel voor ons als de winkelmedewerkers best even spannend om zo vlak voor de decembermaand met nieuwe kassa’s te gaan werken. We hadden samen met Ton de Lange van Marti Orbak Software twee trainingsavonden georganiseerd. De eerste voor het kennismaken met de kassa en het snelle invoerwerk. De tweede avond over het bestellen via de kassa. Het was echt wel wennen voor de winkelmedewerkers. Maar ze hadden het al snel onder de knie. Ze willen nu niet meer terug. In de winkel voeren ze nu alle bestellingen direct in op de Cash-it-kassa. Die bestelling wordt direct verwerkt en komt automatisch op de juiste lijsten. Kerst 2022 was dan ook echt een verademing”, aldus Linda. “Ik hoefde geen handgeschreven briefjes meer over te typen. Dat gaf niet alleen tijdwinst, maar ook enorm veel rust en overzicht.”
Tijdbesparing en geen fouten
Joanne Turner van Bakkerij Holtkamp uit Den Hoorn is jaren eerder met de Cash-it-kassa’s gaan werken. “Toen de kassa’s van een van onze winkels vervangen moesten worden, zijn daar twee Cash-it-kassa’s geplaatst. De backoffice gebruikten we al voor de lijsten en facturatie, maar verder deden we alles nog met de hand. Dit waren we gewoon zo gewend. Sinds Cash-it is dat echt anders. Wil de klant bestellen? Hup, de medewerker zet het in de kassa en klaar. Die bestelling wordt gelijk op alle fronten doorgevoerd. Van productielijsten tot aan het afhalen/bezorgen. We hebben nu vijf winkels en aan al die bestellingen heb ik geen invoerwerk meer. Feestdagen zonder al die losse briefjes en krabbels en zonder menselijke invoerfouten! En daar word ik heel blij van.
Bakkerij Holtkamp werkt al enkele jaren met de Cash-it-kassa.
Onlinebestellingen
Net als Bakkerij Holtkamp maakt ook Banketbakkerij van Dijk sinds dit jaar gebruik van EXTRAvestiging Webshop. “Wij merkten dat ook online tijdwinst viel te behalen. Wij hadden al een webshop, maar die kon niet ‘praten’ met Bake-it. Dus die bestellingen kreeg ik op de mail binnen en die moest ik vervolgens alsnog overtypen”, vertelt Linda. “Daar wilden wij vanaf. Wij hadden al productfoto’s (door de vorige webshop), dus zodra Bake-it was ingericht, konden wij al snel online. Nu komen ook de webbestellingen automatisch in ons systeem en op de productielijsten. Ik ben benieuwd hoeveel tijd dat ons deze kerst gaat schelen. Het enige werk wat we nog aan de webshop hebben, is het uitprinten van de afbeeldingen die op een taart moeten.”
Handig is ook dat de productinformatie, zoals allergenen, ingrediënten en voedingswaarden, vanuit Bake-it op de webshop wordt gezet. “En de warenwettelijke naam”, vult Joanne aan. “Zo worden de klanten beter geïnformeerd.”
Tijd is Geld
De grootste winst zit hem volgens beide bedrijven toch wel in het automatiseren en vereenvoudigen van handelingen. Linda Frederiks: “We hebben nu een volledig gekoppeld systeem. Het kantoor, de winkel, online en de productie staan direct in verbinding met elkaar en dat is ideaal en scheelt veel tijd. Ja, je moet even investeren om de gegevens goed erin te zetten. Maar dat betaalt zich dubbel en dwars terug. Ik denk dat we nu in een jaar tijd al gauw 200 uur op jaarbasis hebben bespaard alleen al door het niet meer handmatig hoeven invoeren van bestellingen.”
Beide bedrijven hebben een aparte onlinebestelomgeving voor de zakelijke klanten, zoals supermarkten en horeca. “De vaste zakelijke klanten kunnen daar inloggen en snel hun producten bestellen, dit staat dan ook weer automatisch in ons systeem en op de lijsten. Supermooie aanvulling is dit!”, vertelt Don Frederiks enthousiast.
Meten is weten
“Binnen het Patisserie College is de spreuk ‘meten is weten’ heel belangrijk. Door te werken met Bake-it en Cash-it bouwen we nu een database op met gegevens”, vertelt Don Frederiks. “Voorheen hielden wij een handgeschreven map bij met de verkoopcijfers van producten. Dat doen we nu niet meer. We hebben inzicht in hoe we vorig jaar gedraaid hebben en daarmee kunnen we een plan trekken voor dit jaar.” Joanne vult aan: “Rond feestdagen kijk ik altijd terug naar voorgaande jaren, dat is erg handig. Je kunt niet alles onthouden. En als ik iets even niet meer weet, dan vraag ik het de helpdesk.